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L'allestimento di uno stand fieristico è un'attività in cui nulla deve essere lasciato al caso, e uno stand ben progettato e realizzato può rivelarsi decisivo affinchè la partecipazione all'evento sappia rivelarsi fruttuosa in termini di visibilità e di sviluppo del business. 

C'è da evidenziare, anzitutto, che negli ultimi periodi si sono registrati dei progressi molto importanti nel mondo degli allestimenti fieristici: i prodotti di ultima generazione, infatti, assicurano un'installazione semplice e rapidissima, agevolando notevolmente anche il loro trasporto, di conseguenza le aziende che presenziano alle fiere più disparate hanno modo di concentrarsi sull'immagine e sul design del loro stand, piuttosto che su aspetti puramente tecnici e logistici. 

Bisogna subito sottolineare che non esiste uno stand fieristico in assoluto migliore rispetto agli altri: la scelta su come strutturare lo stand, infatti, deve dipendere da vari fattori, tra questi ad esempio la tipologia di prodotti trattati, l'ampiezza dello spazio di cui si può disporre, le preferenze del target di riferimento, e anche le strategie più abitualmente adottate dai competitor. 

Riuscire a distinguersi, all'interno di una fiera, può essere davvero molto importante. La persona che si imbatte in uno stand deve certamente esserne affascinata a livello di primo impatto, allo stesso tempo, tuttavia, deve comprendere immediatamente di cosa si tratta e cosa può trovare approfondendo la sua visita. Incuriosire visivamente, dunque, è importantissimo, ma allo stesso tempo bisogna offrire al visitatore un quadro sufficientemente chiaro su ciò che lo stand può offrirgli. 

É sicuramente un'ottima strategia, nell'allestimento di uno stand, quella di essere concisi e semplici nella comunicazione: chi visita una fiera, infatti, è letteralmente "bombardato" da messaggi, di conseguenza è assai probabile che il pubblico abbia davvero poca pazienza di approfondire comunicazioni particolarmente complesse. Immediatezza, insomma, deve essere una vera parola d'ordine per allestire uno stand che sappia rivelarsi di successo. 

In linea con quanto detto sino ad ora, inoltre, è senza dubbio un valido suggerimento quello di evitare termini particolarmente complessi e tecnicismi: la funzione dello stand, non bisogna dimenticarlo, è proprio quella di presentare un prodotto o un servizio, di conseguenza la comunicazione deve sapersi rivelare efficace anche laddove si rivolga a chi non ha alcuna conoscenza del settore. 

É sicuramente vero che molti eventi fieristici si rivolgono ad un pubblico particolarmente targettizzato, ma ciò non significa che il visitatore medio vanti necessariamente una conoscenza approfondita del settore e di tutti i suoi aspetti più tecnici. Nel momento in cui si programma la comunicazione da effettuare all'interno di una fiera, dunque, è indispensabile accertarsi che la stessa si riveli semplice ed efficace anche ai "profani", e non esclusivamente al visitatore esperto. Molte aziende scelgono di proporre, nei loro stand fieristici, degli slogan, e questa strategia sembra rivelarsi molto interessante. In questo modo, infatti, lo stand fieristico può fungere da vera e propria cassa di risonanza per dei messaggi promozionali proposti tramite altri canali, allo stesso tempo può sfruttare la popolarità dei medesimi messaggi per suscitare interesse e curiosità nel visitatore. 

Lo slogan proposto, ovviamente, non deve essere puramente accattivante, ma deve far intuire al visitatore quanto di interessante lo stand gli può proporre. Anche dal punto di vista delle scelte cromatiche è necessario muoversi con oculatezza: è sicuramente un buon consiglio, in generale, quello di evitare mix di colori eccessivamente ricchi, i quali offrirebbero un impatto oltremodo appariscente e non farebbero altro che confondere il visitatore. É preferibile, piuttosto, riproporre nello stand i colori ufficiali del brand, laddove ve ne siano, in modo da rafforzare l'identità dell'azienda o del prodotto. 

Nella scelta dei colori, inoltre, può essere un'ottima idea quella di considerare con accortezza le sensazioni che si intendono trasmettere al visitatore. La scienza dedicata agli aspetti emozionali dei colori è vasta ed intrigante, e affidarsi ai suggerimenti di un esperto può essere interessante anche per l'allestimento di uno stand di successo. Al di là di questo, ad ogni modo, si possono tenere in considerazione delle informazioni ormai alla portata di tutti: il verde, ad esempio, suscita sensazioni di benessere, il blu di distensione, il rosso di passione e di energia, l'arancione, tonalità non a caso sempre più scelta dalle aziende, di accoglienza e di affidabilità.

Nelle attività di organizzazione eventi, di qualunque tipologia essi siano, la cura dell'illuminazione costituisce un aspetto cruciale, al quale è necessario badare con grande accortezza. Considerare l'illuminazione come un aspetto marginale, dunque come un mero dettaglio, sarebbe davvero un grosso errore, anzi questo particolare deve avere sempre un'alta priorità nelle varie attività organizzative dedicate all'evento. 

Se l'evento non si tiene durante le ore serali, anzitutto, può essere un'idea ottima quella di valorizzare la luce naturale. Si potrebbe credere che puntare sull'illuminazione naturale sia una scelta legata soprattutto al risparmio energetico, in realtà questo aspetto è solo secondario: offrire alla location di un evento un'adeguata illuminazione naturale è un'opzione assai interessante anzitutto dal punto di vista qualitativo. La luce naturale ha dei veri e propri effetti biologici nei confronti dell'organismo umano, e da questo punto di vista si potrebbero citare moltissimi studi scientifici. Quel che è certo è che la luce naturale ha una preziosa funzione di regolazione dell'orologio biologico umano, stimola la veglia, l'attenzione, la concentrazione, attenua la percezione della stanchezza e può perfino avere dei risvolti positivi sull'umore. 

Vale davvero la pena, dunque, di valorizzare con la dovuta attenzione la luce naturale nell'ambito di eventi che si tengono la mattina o il pomeriggio; se l'illuminazione proveniente dall'esterno non dovesse rivelarsi sufficiente per illuminare in modo ottimale ogni singola parte della location, può essere un'ottima idea quella di coadiuvarla tramite l'utilizzo oculato di sistemi di illuminazione artificiale. In questi casi, l'illuminazione artificiale deve essere efficace ma mai eccessivamente evidente, e deve fungere quindi da semplice supporto alla luce naturale; l'occhio umano, d'altronde, non gradisce una luce artificiale particolarmente forte accostata all'illuminazione dei raggi solari. 

Anche qualora l'evento debba tenersi nelle ore serali, ovviamente, la cura dell'illuminazione è fondamentale, e strutturandola con accortezza è certamente possibile stimolare interesse ed attenzione nel pubblico ricreando degli effetti molto gradevoli. Da questo punto di vista, ovviamente, può essere un'ottima idea quella di affidarsi a dei professionisti, o ancor meglio a delle aziende specializzate in grado di operare in team: organizzare l'illuminazione in un evento è un'attività che va ben oltre l'aspetto puramente tecnico. 

Per comprendere a che punto l'illuminazione artificiale possa influire sul successo di un evento, dunque anche sul livello di gradimento espresso dal pubblico, basta citare come esempio il fondamentale ruolo che le tecniche di illuminazione hanno nel mondo del teatro. Nelle rappresentazioni teatrali le soluzioni di illuminazione hanno un aspetto cruciale, ed è proprio tramite le varie modalità di illuminazione del palco che è possibile accentuare l'effetto emozionale delle varie scene. 

Nel mondo del teatro l'illuminazione è adoperata addirittura per delimitare degli ambienti, per quanto gli attori si muovano sempre nel medesimo spazio, ovvero appunto il palco. L'illuminazione ha la straordinaria capacità di delimitare degli spazi, ed è in grado di farlo sia in modo diretto che indiretto. Dal punto di vista diretto, l'illuminazione esclusiva di una determinata porzione del palco può rappresentare una stanza, per quanto del tutto immaginaria, e l'effetto è davvero molto efficace; a livello indiretto, invece, la luce è in grado di comunicare davvero tanto circa il tipo di ambiente immaginario in cui gli attori si trovano, senza delimitarlo. 

Un esempio calzante è rappresentato da un unico raggio di luce proveniente dall'alto, il quale è spesso adoperato per rappresentare una prigione, o comunque per esprimere una sensazione di desolazione, di isolamento. La conoscenza di tutti questi aspetti di carattere emozionale è molto familiare ai professionisti che si occupano di illuminazione nell'ambito di eventi, di conseguenza affidandosi ad un'azienda specializzata sarà certamente possibile valorizzare l'evento in modo ottimale. 

I professionisti interpellati sapranno evidenziare, tramite differenti modalità di illuminazione, i punti su cui si intende concentrare l'attenzione del pubblico, ed ovviamente i sistemi di illuminazione non devono intendersi come rigidi, ma possono evidenziare varie parti della location sulla base di quanto si intende comunicare ed esprimere in un determinato momento.

L'organizzazione di un congresso è un'attività che richiede esperienza e conoscenza, e per eventi di questo tipo è indispensabile curare con attenzione e rigore ogni minimo aspetto, dal momento che anche la più piccola imperfezione può rivelarsi deleteria. 

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